Wanneer moet je een vertrouwenspersoon hebben?
Als werkgever wil je dat je mensen zich veilig voelen op het werk. Een vertrouwenspersoon kan daarbij helpen, maar wanneer moet je die eigenlijk aanstellen? Er is nieuwe wetgeving die daar duidelijkheid over geeft. We leggen uit hoe dit zit! Ook vertellen we je wat een vertrouwenspersoon doet en waarom het handig is om er een te hebben.
Sinds 1 januari 2024 is het voor bedrijven met meer dan 10 werknemers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit komt door een verandering in de Arbeidsomstandighedenwet, waar de Tweede Kamer in mei 2023 mee instemde. De Eerste Kamer heeft dit later goedgekeurd. Het idee is eenvoudig. Iedereen moet een plek hebben waar ze terechtkunnen als er iets speelt. Zeker bij gevallen als pesten, intimidatie of discriminatie. Voor kleine bedrijven met minder dan 10 mensen geldt deze regel niet, maar ook daar kun je ervoor kiezen om iemand aan te wijzen.
De wet vraagt niet alleen om een vertrouwenspersoon, maar ook om iemand die weet wat hij doet. Je kunt iemand uit je eigen team kiezen of een externe inhuren, maar die persoon moet wel goed opgeleid zijn. Denk aan een training die erkend is door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Zo weet je zeker dat je vertrouwenspersoon snapt hoe je omgaat met gevoelige situaties.
Een vertrouwenspersoon is er voor je mensen als er iets vervelends gebeurt op de werkvloer. Bijvoorbeeld als iemand zich niet fijn voelt door een collega of een situatie. Dan kunnen ze bij deze persoon aankloppen. Het gaat vaak om een luisterend oor, maar soms ook om advies over wat ze kunnen doen. Bijvoorbeeld praten met een leidinggevende, een klacht indienen of zelfs hulp zoeken buiten het bedrijf.
Het is belangrijk dat alles wat iemand vertelt vertrouwelijk blijft. Alleen als die persoon zelf wil dat er iets mee gebeurt, gaat de vertrouwenspersoon verder. Daarnaast kijkt hij of zij naar patronen in het bedrijf. Als er bijvoorbeeld vaak problemen zijn in een team, kan de vertrouwenspersoon jou als werkgever tips geven om dat aan te pakken. Een LVV-vertrouwenspersoon heeft hiervoor een speciale opleiding gevolgd, zodat je weet dat ze dit professioneel aanpakken.
Misschien denk je: mijn team is klein, we praten toch wel met elkaar? Toch kan een vertrouwenspersoon echt iets toevoegen. Mensen durven niet altijd naar hun baas te stappen als er iets speelt. Ze zijn bang dat het tegen ze gebruikt wordt of vinden het gewoon lastig. Een vertrouwenspersoon staat een beetje buiten de dagelijkse gang van zaken, waardoor het makkelijker is om open te zijn.
Ben je net bezig met het opstarten van het bedrijf? We geven hier een checklist voor de startende ondernemer!
Voor jou als werkgever is het ook fijn. Het laat zien dat je geeft om een veilige werkplek en dat kan gedoe voorkomen. Als problemen vroeg gesignaleerd worden, hoef je vaak minder te dealen met zwaardere conflicten of zelfs ziekteverzuim. De Arbowet vraagt trouwens al langer dat je zorgt voor een veilige omgeving, ook als het gaat om stress of ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon past daar goed bij of het nou verplicht is of niet.
Je hebt de keuze: stel je iemand aan uit je eigen team of huur je een externe vertrouwenspersoon in? Allebei heeft voordelen. Een interne vertrouwenspersoon kent je bedrijf door en door. Dat maakt het voor collega’s vaak laagdrempelig om te praten, want ze weten al wie het is. Maar soms willen mensen liever iemand van buiten, omdat die nog onafhankelijker voelt.
Een externe vertrouwenspersoon, zoals een LVV-gecertificeerde, brengt vaak extra ervaring mee. Ze hebben vaker met dit soort situaties te maken gehad en kunnen met een frisse blik kijken. Voor kleine bedrijven kan een externe ook praktisch zijn, omdat je niet altijd iemand in je team hebt die tijd heeft voor deze rol. Wat je kiest, hangt af van wat past bij jouw situatie. Denk aan hoe groot je bedrijf is, wat je mensen nodig hebben en hoe je het organiseert.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is één ding, maar je wilt wel dat het werkt. Zorg dat iedereen in je bedrijf weet wie het is en wat die persoon doet. Dat kan bijvoorbeeld door het te noemen in een nieuwsbrief of op een teamvergadering. Geef je vertrouwenspersoon ook de ruimte om zijn werk te doen, zoals een rustige plek om te praten.
Als je iemand uit je team kiest, laat diegene dan een goede training volgen, bijvoorbeeld via de LVV. Dat geeft vertrouwen en zorgt dat ze weten hoe ze met lastige situaties om moeten gaan. Een externe vertrouwenspersoon heeft die training vaak al, maar check dat even. Het belangrijkste is dat je mensen zich gehoord voelen en dat jij als werkgever laat zien dat je dit serieus neemt.
